Meer regie bij Laurentius Ziekenhuis met Huisstijlmanager

In december voerde het Laurentius Ziekenhuis een compleet vernieuwde huisstijl door. Daarmee ontstond direct een nieuwe uitdaging voor het communicatieteam: hoe zorg je ervoor dat die nieuwe stijl consistent en efficiënt door de hele organisatie wordt toegepast? Zoë van Weeghel, senior communicatieadviseur bij Laurentius Ziekenhuis, vertelt hoe Huisstijlmanager daarbij uitkomst bood.

Zelf doen waar het kan

“Voorheen kwamen er enorm veel verzoekjes bij ons binnen: ‘Kun je even een poster maken? We hebben weer een uitnodiging nodig’,” vertelt Zoë. “Daardoor lag de druk vooral bij twee collega’s die konden DTP’en. We wilden het anders organiseren.” Aanvankelijk werd Huisstijlmanager ingezet als intern hulpmiddel voor het communicatieteam, zodat iedereen binnen het team communicatiemiddelen kon opmaken – zonder grafische kennis. Maar tijdens de implementatie bleek al snel hoe gebruiksvriendelijk de tool is. “We merkten dat Huisstijlmanager juist heel geschikt was om organisatiebreed in te zetten. Voor eenvoudige middelen – zoals posters en uitnodigingen – kunnen collega’s nu zelf aan de slag. Voor complexere opdrachten schakelen ze ons nog steeds in.”

Van knutselwerk naar professionele communicatie

Een groot voordeel van Huisstijlmanager is volgens Zoë de borging van de huisstijlregels. “Voorheen kwam het wel eens voor dat collega’s zelf iets in Paint of PowerPoint gingen maken, zonder bij ons aan te kloppen. Dan stond het logo op posters soms linksboven, soms rechts, soms veel te groot. Nu kan dat niet meer: alles zit vast in de templates. Dat voorkomt ‘geknutsel’ en zorgt voor een professionele, consistente uitstraling.”

Ook de snelheid van het proces is enorm verbeterd. “Eerst ging een aanvraag via e-mail naar communicatie. Wij moesten dan uitvragen wat de wensen waren en vervolgens het ontwerp maken. Nu maken collega’s zelf een poster via Huisstijlmanager, sturen die direct door naar onze interne drukker, en binnen een paar uur ligt die op de afdeling.”

Gebruikersvriendelijk en goed omarmd

Huisstijlmanager ondersteunt het communicatieteam in de transitie van een uitvoerende naar een meer adviserende rol. “We merken dat collega’s steeds vaker zelfstandig middelen opmaken en dat wij, waar nodig, meedenken over de inhoud. Dat geeft ons de mogelijkheid om stap voor stap meer tijd vrij te maken voor strategische en overkoepelende communicatie.”

Dankzij de koppeling met het intranet en single sign-on heeft elke medewerker eenvoudig toegang tot Huisstijlmanager. De reacties vanuit de organisatie zijn positief. “We brengen binnenkort een intern personeelsmagazine uit waarin onder andere drie collega’s vertellen over hun ervaringen met Huisstijlmanager. Ze geven aan dat het systeem zeer gebruiksvriendelijk is, dat ze de instructievideo’s heel fijn vinden en dat hun ontwerpen er professioneel uitzien. Eén collega kreeg zelfs complimenten op een uitnodiging die ze zelf had gemaakt – dat geeft natuurlijk een goed gevoel.”

Centrale toegang tot alle huisstijlelementen

De mediabank functioneert als een centraal punt voor alle huisstijlelementen. “Nu kunnen medewerkers bijvoorbeeld zelf beeldmateriaal opzoeken van specifieke afdelingen, zoals de CCU of operatiekamers. Ook PowerPoint- en Word-sjablonen, het logo en onze iconensets zijn hierin opgenomen. Alles is logisch gebundeld in Huisstijlmanager. Op het intranet staan meer dan honderd andere onderwerpen; in Huisstijlmanager gaat het alleen over de huisstijl. Dat zorgt voor overzicht en rust.”

Uniformiteit en tijdwinst als grootste winstpunten

De belangrijkste opbrengsten zijn duidelijk: tijdwinst, consistentie en meer eigenaarschap in de organisatie. “Het voorkomt dat collega’s zelf dingen gaan maken en helpt ons om de huisstijl echt te borgen. Bij een nieuwe huisstijl wil je namelijk zo goed mogelijk zorgen dat deze goed wordt toegepast. Als iemand nu toch zelf iets ‘knutselt’, kunnen we meteen zeggen: ‘Gebruik Huisstijlmanager’.”